Die Schnelllebigkeit von Prozessen, Innovationen und den damit verbundenen Produktionszyklen fordert ein immer agileres und effektiveres Projektmanagement. Wir sagen, was das eigentlich heißt.
Heutzutage sind Konsumenten daran gewöhnt, dass Bestellungen am nächsten Tag geliefert und Fragen direkt beantwortet werden. Langwierige und wenig anwenderorientierte Prozesse hingegen schrecken ab und Konsumenten wechseln kurzfristig zu einem anderen Anbieter mit ähnlichen Produkten. Auf diese Umstände müssen Unternehmen und Produzenten reagieren, um die Erwartungen der Konsumenten best- und schnellstmöglich zu erfüllen. Eine erfolgreiche Methodik hierfür ist das agile Projektmanagement, das in den 90er Jahren von der Softwarebranche entwickelt wurde und sich inzwischen auf viele weitere Projektarten adaptieren lässt. Im agilen Projektmanagement wird nicht langwierig geplant und kalkuliert, wodurch viel Zeit und people power eingespart werden kann. Schlanke Prozesse, die sich auf das Wesentliche beschränken, ermöglichen schnelle Entwicklungszeiten, worauf eine rasche Befriedigung der Konsumentenwünsche folgt. Entscheidend für ein erfolgreiches agiles Projekt ist, dass die agilen Grundwerte und Prinzipien beachtet und angewandt werden. Dabei bilden die agilen Werte das Fundament eines jeden Projektes.
Menschen und ihre Zusammenarbeit sind wichtiger als Prozesse und Werkzeuge
Ein Merkmal agiler Projekte ist die Dynamik ihres Verlaufs. Deshalb ist es umso entscheidender, den Fokus auf die Zusammenarbeit des Teams zu setzen. Um Kommunikationswege zu verkürzen, arbeiten Projektteams beispielsweise häufig nah miteinander. Auf diese Weise ist ein spontaner direkter Austausch möglich und Problemstellungen können schneller gelöst werden. Jedoch gibt es auch im agilen Projektmanagement einige Standards, die einzuhalten sind. So finden beispielsweise regelmäßig Meetings statt, in denen sich im Team besprochen wird.
Ein funktionierendes Produkt ist wichtiger als umfassende Dokumentation
Ein agiles Projekt beginnt mit einem Briefing durch den Kunden, in dem er seine Vorstellungen und Wünsche an das Produkt mitteilt und auf Kundenbedürfnisse eingeht. Jedoch sind Sprache und Visualisierung Grenzen gesetzt und so ist es wichtig, sich regelmäßig anhand von funktionierenden Teilprodukten mit dem Kunden abzustimmen. Auf diese Weise kann das Feedback viel konstruktiver verfasst werden und das Produkt – und nicht die Dokumentation der Entwicklung – steht immer im Fokus. Selbstverständlich gibt es auch im agilen Projektmanagement Bereiche, in denen aus rechtlichen Gründen Dokumentationen zu pflegen sind. Durch den Fokus auf das Projekt und die notwendigen Dokumentationen können alle Ressourcen gezielt eingesetzt und das Endprodukt effizient umgesetzt werden.
Die Zusammenarbeit mit dem Kunden ist wichtiger als Vertragsverhandlungen
Um das vom Kunden Erzählte umzusetzen ist eine regelmäßige Abstimmung unabdingbar. Nur so kann das Feedback schnell umgesetzt und die Entwicklung optimiert werden, um schließlich die Fertigstellung des Produktes voranzutreiben. Dabei gilt der Kunde als zentraler Teil des Teams und der direkte Austausch mit dem Kunden steht über vertraglichen Formalitäten. So kann beispielsweise ein Produkt schon vor anvisiertem Produktionsende zufriedenstellend und “fertig” sein.
Die Reaktion auf Veränderung ist wichtiger als das Befolgen eines Plans
Agiles Projektmanagement fordert vom Team eine hohe Anpassungsfähigkeit, da es sich in einem permanenten Veränderungsmodus befindet. Bei Änderungswünschen des Kunden oder aufgrund eigener Selbstoptimierungsprozesse muss das Team agil und flexibel handeln. Wichtig ist, dass agile Projektteams zu Beginn von erfahrenen Agile Coaches begleitet werden. So wird garantiert, dass die wenigen, aber wichtigen Regeln eingehalten werden und Veränderung nicht als Kritik, sondern als Chance gesehen wird. Durch die regelmäßige Reflektion kann das Verharren in Gewohnheiten verhindert und ein offenes Mindset geschaffen werden.
Was bedeutet das nun konkret?
Bleiben wir bei dem Beispiel der Softwareentwicklung: Am Anfang steht die Idee eines Kunden, der in einem Gespräch seine Wünsche formuliert und einen Zeit- sowie Budgetrahmen vorgibt. Im nächsten Schritt informiert der Projektleiter seine Experten und Entwickler. Zusammen mit dem Kunden werden dessen Wünsche und Rahmenbedingungen besprochen und ein Konzept entwickelt, das den Kundenwunsch, die technische Möglichkeiten und den Zeit- und Budgetrahmen berücksichtigen. Dieses Konzept wird oft in einem weiteren Schritt weiter unterteilt, um eine schnelle Validierung der Idee mit Nutzenden und somit einen schnellen Marktzugang zu erreichen. Daraufhin beginnt das Team selbstorganisiert anhand der Vorgaben des Konzeptes das Produkt, bzw. den ersten, sinnvoll einsetzbaren Teil eines Produktes, zu entwickeln. Durch die Selbstorganisation des Teams werden Verantwortlichkeiten definiert und die Effektivität steigt. Zusätzlich ist es unerlässlich, in regelmäßigen Abstimmungen mit dem Kunden Feedback über die Entwicklung des Produktes zu erhalten. Im agilen Projektmanagement wird in zuvor festgelegten Zeitabschnitten gearbeitet, den sogenannten Iterationen. Nach Abschluss einer Iteration wird dem Kunden der aktuelle Stand als funktionierendes Teilprodukt vorgelegt. Dieses bezeichnet man auch als Inkrement. Zusätzlich reflektiert das Team die angewandten Prozesse und die Zusammenarbeit nach jeder Iteration und entwickelt Optimierungsvorschläge. Diese werden im Anschluss als Chance zur Prozessoptimierung umgesetzt und nach der nächsten Iteration reflektiert bewertet und letztlich beibehalten oder wieder verworfen. Wichtig ist, dass das Team diese regelmäßigen Anpassungen als Chance zur Prozessoptimierung versteht und den permanenten Verbesserungszyklus des agilen Projektmanagements umsetzt. So kann der optimale Mehrwert für den Kunden erreicht werden.