Schluss mit schlechter Atmosphäre – digitale und analoge Meetings mit Wohlfühlfaktor

Jun 21, 2021

Was ist Atmosphäre?

Atmosphäre – bei dem Begriff denken einige zuerst an die Gase der Erdatmosphäre, andere an Stimmungen und Wahrnehmungen. Wenn von Atmosphäre in Form von Stimmungen gesprochen wird, können sie sowohl positiv als auch negativ beschrieben werden. Wir können unterschiedliche Atmosphären und ihre Wirkungen auf Menschen erzeugen, beeinflussen oder spüren.

Zum Beispiel im Arbeitsalltag, bestimmt kennen Sie das: Wie oft haben Sie sich nach einem Meeting oder Workshop gedacht, dass dieses Mal eine besonders gute Atmosphäre herrschte? Aber haben Sie sich schon mal gefragt, wie genau diese Atmosphäre eigentlich entstehen? Oft sprechen wir von Atmosphäre, wenn wir die emotionale Ausstrahlung eines Raumes oder einer Situation beschreiben wollen.

Sie können das jetzt direkt ausprobieren: Schauen Sie sich um und fragen Sie sich, in was für einer Atmosphäre Sie sich gerade befinden. Dann notieren Sie, welche Elemente diese Atmosphäre erzeugen. Denn immerhin müsste man Atmosphären doch steuern oder sogar künstlich erzeugen können, wenn man ihre Funktionsweise versteht. Eine positive Atmosphäre kann entscheidend für ein gelungenes Meeting sein. Wir haben Tipps und Tricks zusammengestellt, wie Sie als Veranstalter die Atmosphäre eines Meetings beeinflussen können.

Was genau bedeutet Atmosphäre eigentlich?

Atmosphäre beschreibt die Mixtur diverser Einflüsse, die das Verhalten und das Empfinden von Menschen beeinflussen (können). Atmosphäre ist eine Summe aus Gefühlsqualitäten, die bewusst oder unbewusst für den Adressaten hergestellt werden können, so dass dieser in eine bestimmte Gefühlslage hereingeführt wird. Sie sind immer an Träger gebunden, treten also nicht allein auf. Atmosphären stellen die Beziehung zwischen dem Träger und dem Empfänger dar und sind somit sehr subjektiv.

Atmosphäre x Menschen

Doch wie genau wirken Atmosphären am Arbeitsplatz auf Menschen? Eine gute Atmosphäre am Arbeitsplatz sorgt dafür, dass wir uns wohlfühlen, produktiver sind und gerne zur Arbeit gehen. Angenehme Stimmungen am Arbeitsplatz steigern die Arbeitsmotivation. Herrscht hingegen eine schlechte Atmosphäre am Arbeitsplatz, so hat das negative Einflüsse auf die Produktivität und Motivation der Mitarbeiter, es kann sogar den Jobwechsel der Mitarbeiter verursachen.

Atmosphäre in Meetings

In Meeting-Situationen ist die Atmosphäre besonders wichtig, um die Ziele des Meetings zu erreichen. Um effizient und produktiv in dem vorgegebenen Zeitrahmen des Termins agieren zu können, ist es wichtig, dass die Teilnehmer sich wohlfühlen. Initiatoren des Meetings sollten sich daher im Vorfeld Gedanken machen, mit welchen Mitteln sie den Konferenzraum und das Treffen vorbereiten. Auf diese Weise kann das Meeting effektiv gehalten werden.

Die richtige Vorbereitung und Auswahl des Raumes

Bei der Auswahl des Meeting-Raumes gilt es die Teilnehmerzahl zu beachten: Der Raum sollte weder zu groß sein – dies bewirkt eine Ablenkung der Teilnehmer und den Verlust des Fokus auf das Treffen – noch darf er zu klein sein, um die Teilnehmer nicht einzuengen und keinen „Fluchtreflex“ auszulösen. Förderlich ist ein Raum mit einem großen Tisch: Die Teilnehmer können sich gegenseitig sehen und sitzen in einer gemeinschaftlichen Runde. Dies unterstützt die Atmosphäre des Teamgedankens und erzeugt Zusammenhalt. Außerdem begünstigt es die Kommunikation und den Austausch. Damit sich die Teilnehmer wohlfühlen, muss der Raum hell und einladend gestaltet sein. Ein Konferenzraum mit großen Fenstern und warmen Licht bietet gute Bedingungen – die Teilnehmer sollten sich untereinander gut sehen können, um die Mimik und Gestik der Kollegen lesen und entsprechend darauf eingehen zu können. Zusätzlich sind das Klima und die Raumfeuchtigkeit des Meeting-Raumes wichtig für die herrschende Atmosphäre. Ein angenehm temperierter Raum und frische, sauerstoffhaltige Luft bieten der Produktivität Mehrwert und beugen Müdigkeit der Teilnehmer vor. Auch die Akustik des Raumes ist wichtig, damit die Teilnehmer sich gut verstehen können und nicht von Störgeräuschen eingeschränkt werden.

Ansprechende Raumgestaltung und Dekoration

Durch kleine, aber effektive Eingriffe in den Meeting-Raum lässt sich die Atmosphäre durch Dekoration schnell und einfach beeinflussen und trägt zum effizienten Arbeiten bei. Eine angenehme Atmosphäre wird durch einen sauberen und aufgeräumten Meeting-Raum hergestellt. Außerdem schafft ein dezent dekorierter Raum ein angenehmeres Arbeitsumfeld als ein steriler, leerer Raum. Diese Tipps lassen sich natürlich auch in den Büroräumen anwenden. Eine angenehme Atmosphäre wird durch einen sauberen und aufgeräumten Meeting-Raum hergestellt. Außerdem schafft ein dezent dekorierter Raum ein angenehmeres Arbeitsumfeld als ein steriler, leerer Raum. Grünpflanzen sorgen zum einen für eine Wohlfühlatmosphäre und fördern Kreativität, zum anderen unterstützen sie die Sauerstoffkonzentration des Raumes positiv. Die Dekoration eines Meeting-Raumes stellt ein angenehmes Arbeitsumfeld her und sorgt für kreativ und konstruktives Handeln der Meeting-Teilnehmer. Ein Farbkonzept und Bilder im Raum erzeugen ebenfalls ein angenehmes Raumgefühl. Getränke und Snacks auf dem Konferenztisch versorgen die Teilnehmer mit Stärkung und wirken Müdigkeit und Hunger entgegen.

Tipps für die passende Farbwahl:

  • Blau: Vertrauen, Selbstvertrauen, Kommunikation, Effizienz, entspannte Atmosphäre
  • Gelb: Wachheit, Anregung, Konzentration
  • Grün: Ruhe, Gelassenheit, Positivität, Ausgleich
  • Rot: Energie, Aktivität, Kreativität

Damit nicht jede Woche der Meeting-Raum neu gestrichen werden muss, können Gegenstände als Farbelemente eingesetzt werden, um die passende Atmosphäre zu erzeugen: Farbige Vasen, Tassen, Ordner oder Blumentöpfe, ein buntes Möbelstück (Sofa, Sessel, Hocker, Lampenschirme) oder Kissen als Highlight, Grünpflanzen oder ein bunter Blumenstrauß oder eine große Schale mit buntem Obst sind einfache Mittel mit großer Wirkung. Ein kleines Depot an unterschiedlich farbigen Accessoires hilft, um einfach und jederzeit die richtige Atmosphäre über die Farben erzeugen zu können.

Die Auswahl der Teilnehmer und der Ablauf des Meetings

Für die passende Atmosphäre ist es sinnvoll, nur Teilnehmer einzuladen, die zu dem Meeting beitragen und Input leisten können. Die Mitarbeiter sollten ihre Handys während des Meetings ausschalten oder muten, sodass ein vertrauensvolles Umfeld geschaffen wird und das Meeting ohne Störungen abgehalten werden kann. Eine gute Vorbereitung und Moderation erschaffen einen strukturierten Rahmen für ein effizientes Meeting. Die Kommunikation in einem Meeting sollte stets respektvoll sein, Missverständnisse sollen vermieden werden – die Atmosphäre eines Meetings wird durch den respektvollen Umgang der Teilnehmer miteinander sowie uneingeschränkten Vertrauen gewährleistet.

Atmosphäre in der Videokonferenz oder im Home-Office

Wenn sich das Meeting ins Home-Office verlegt oder in Form einer Videokonferenz stattfindet, ist es umso schwieriger Einfluss auf die Meeting-Atmosphäre zu nehmen.

Daher gilt es, die Atmosphäre weitestgehend unabhängig von räumlichen Faktoren zu gestalten.

Grade wegen der räumlichen Distanz ist es wichtig, Vertrauen zu erzeugen und Wertschätzung zu zeigen. Zwar kann man die optische Umgebung der Kollegen im Videocall nicht so beeinflussen, wie es in einem Meeting-Raum möglich wäre, jedoch könnte man Einfluss auf den eigenen Hintergrund nehmen. Eine aufgeräumte Umgebung, eine gute Beleuchtung und die richtige Kameraeinstellung (ideal: eine Kamera auf Augenhöhe mit 1,5m Abstand) beeinflussen die Wahrnehmung im Meeting sehr. Auch wenn die Teilnehmer direkt in die Kamera schauen, sorgt dieses für eine gute Gesprächsatmosphäre.

Kleidung, wie man sie im reellen Meeting tragen würde, steuert ebenfalls zu der Professionalität bei und erzeugt die richtige Meeting-Atmosphäre – sowohl für einen selbst als auch für die anderen Teilnehmer.

Ebenso ist guter, klarer Ton im Meeting per Video förderlich für eine angenehme Stimmung. Zudem sollten Präsentationen und Besprechungen ebenso gut organisiert und vorbereitet sein wie bei einem Meeting in den Büroräumen. So kann auch für Meetings per Video-Call die richtige Arbeitsatmosphäre erzeugt werden und ein produktives, virtuelles Treffen stattfinden.

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Sie haben sich vielleicht notiert, in welcher Atmosphäre Sie aktuell arbeiten und durch welche Faktoren sie geprägt wird. Haben Sie vielleicht sogar Elemente gefunden, die eine positive Atmosphäre stören? Nach dem Lesen des Beitrags können Sie den Raum nochmal begutachten und überprüfen, wo Sie Veränderungen vornehmen können. Probieren Sie doch auch mal ein paar unserer Tipps im nächsten Meeting mit den Kollegen anzuwenden und schauen Sie, wie sich die Produktivität und Stimmung verändert. Und wenn Sie gerade im Home-Office arbeiten, können Sie sich ja mal umgucken und den Hintergrund Ihres Schreibtisches und Ihres Arbeitszimmers analysieren und gegebenenfalls mit ein paar Handgriffen den Raum entsprechend anpassen.

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